Huisartsenkringen hebben de keuze om de organisatie van de wachtpost binnen de eigen vzw te organiseren dan wel via een aparte vzw. Die neemt dan, via een protocolakkoord, de verantwoordelijkheid van de huisartsenkring over.
Onderstaande rollen zijn geschreven vanuit dit laatste scenario. Wanneer de organisatie van de wachtpost binnen de kring-vzw valt, kunnen deze rollen ressorteren onder het algemene bestuur.
Wachtpostbestuur
Algemeen: bestuursorgaan wachtpost
Het bestuursorgaan houdt zich bezig met:
- Externe vertegenwoordiging
- Deelname aan werkgroepen ad hoc
- Supervisie van de weekendwachten
- Deelname aan externe vergaderingen vb. koepelvergaderingen Wachtposten Vlaanderen vzw
- Interne vergaderingen Dagelijks Bestuur, BO, AV
- Contacten met leveranciers/providers
- Contacten met overheidsinstellingen
- Overleg met ziekenhuizen
- Waken over de kwaliteit op alle lijnen van de werking van de wachtpost.
Het bestuursorgaan kan een aantal commissies oprichten of bestuurders aanduiden die zich specifiek bezig houden met bepaalde materies zoals: personeel, informatica, communicatie, medisch materiaal, Commissie Ledenlijst en Beurtrol, Commissie Deontologie en Conflicten.
Wachtpostvoorzitter
De wachtpostvoorzitter ressorteert onder het bestuursorgaan.
- De voorzitter leidt de Algemene Vergadering en de vergaderingen van het bestuursorgaan. (Bij afwezigheid wordt hij vervangen door de eerste ondervoorzitter; indien deze eveneens afwezig is wordt hij vervangen door de tweede ondervoorzitter en als deze ook afwezig is door het oudste lid van het bestuursorgaan.)
- De functie van voorzitter kan tijdelijk schriftelijk worden overgedragen aan andere leden van het Dagelijks Bestuur of bestuursorgaan of andere leden van de vereniging. Het overnemende lid bevestigt schriftelijk zijn akkoord voor overname van dit tijdelijk mandaat van voorzitter, met duidelijke vermelding van de duur van dit tijdelijk mandaat.
Wachtpostondervoorzitter
De wachtpostondervoorzitter ressorteert onder het bestuursorgaan.
- De ondervoorzitter vervangt de voorzitter in geval van afwezigheid en staan hem bij in het uitoefenen van zijn functie.
Wachtpostsecretaris
De wachtpostsecretaris ressorteert onder het bestuursorgaan
- De wachtpostsecretaris houdt de notulen van de algemene vergaderingen en van de vergaderingen van het bestuursorgaan bij.
- De wachtpostsecretaris houdt de ledenlijst bij en legt deze jaarlijks neer bij de griffie van de rechtbank.
- De wachtpostsecretaris verstuurt de uitnodigingen voor de Algemene Vergaderingen en de vergaderingen van het bestuursorgaan
Wachtpostpenningmeester
De wachtpostpenningmeester ressorteert onder het bestuursorgaan.
- De penningmeester beheert de inkomsten en uitgaven van de vereniging.
- De penningmeester int het jaarlijkse lidgeld van alle leden.
- De penningmeester maakt elk jaar een financiële jaarrekening op evenals een begroting voor het volgende jaar.
Wachtpostbestuurslid
Een wachtpostbestuurslid ressorteert onder het bestuursorgaan:
- Gekozen door de Algemene Vergadering
- Verantwoordelijkheid verschuldigd binnen het bestuursorgaan en via deze aan de AV.
- Een bestuurslid handelt binnen het bestuursorgaan, die naar buiten optreedt als college. De handelingen gesteld door een bestuurslid, zijn dus de verantwoordelijkheid van het ganse BO. Een bestuurslid kan specifieke taken opnemen binnen het BO.
- Taken van een bestuurslid:
- Het BO bijwonen en mede het beleid van de wachtpost uitstippelen.
- De bestuursfunctie helpen kiezen of er zelf één van opnemen: voorzitter, ondervoorzitter, secretaris, penningmeester.
- Als lid van het BO de wachtpost vertegenwoordigen in:
- Roerende en onroerende handelingen
- Eventuele gerechtelijke handelingen
- Personeelszaken
- Opstellen van huishoudelijk regelement
- Overhevelen van bevoegdheden naar bestuursleden of externen
- Lidgeld/wachtgeld bepalen
- Resultatenrekening controleren en begroting opstellen ter voorlegging aan de AV
- Contacten in de regio ( politie, OCMW, Gemeentebestuur, etc..)
- Contacten op de eerste lijn: Palliatieve netwerken, LOGO, ELZ, etc…
- Contacten met de tweede lijn: ziekenhuizen in de regio
- Externe contacten met verenigingen van huisartsen: Provinciaal Platform, Domus Medica, Wachtposten Vlaanderen
- Personeelszaken
- Handelen volgens de statuten van de Wachtpost
- Visie opbouwen en beleidsplannen maken
- Kritische reflectie en feedback geven (fungeren als klankbord) over het geheel van activiteiten
- Voorstellen formuleren in het verantwoordelijke domein
- Concrete plannen uitwerken in het verantwoordelijke domein
- Activiteiten organiseren in het verantwoordelijke domein
- De vereniging vertegenwoordigen
- Taken die buiten deze algemene overkoepelende taken in een huisartsenwachtpost worden opgenomen door de leden van het BO:
- Externe vertegenwoordiging
- Deelname aan werkgroepen ad hoc
- Supervisie van de weekendwachten
- Deelname aan externe vergaderingen vb. koepelvergaderingen WPVL
- Interne vergaderingen Dagelijks Bestuur, BO, AV
- Contacten met leveranciers/providers
- Contacten met overheidsinstellingen
- Overleg met ziekenhuizen
- Waken over de kwaliteit op alle lijnen van de werking van de wachtpost.
Wachtpostmedewerkers (backoffice)
Wachtpostmanager
Een wachtpostmanager ressorteert onder het bestuursorgaan van de vzw
- Algemeen Beleid
- Verstrekken van informatie over het beleid en organisatieontwikkelingen aan het Dagelijks Bestuur, het bestuursorgaan en de Algemene Vergadering als basis voor beleidsbeslissingen
- Opvolgen en uitvoeren van beleidsbeslissingen met betrekking tot de wachtpost, inclusief het financieel beleid en het financieel beheer
- Organisatie
- Superviseren en coördineren van de werking van het team (receptionistes en administratief medewerk(st)er)
- Opstellen van een verdeling van wachtdiensten voor wachtartsen en opvolging van aanvragen van wachtwissels
- Opvolgen en coördineren van het onderhoud van het gebouw en van de infrastructuur (meubilair, computers, netwerk, uitrusting, ...)
- Controle van voorraadbeheer
- Personeelsbeleid
- Uitwerken en opvolgen van het personeels- en vormingsbeleid
- Betrokken bij werving en selectie van nieuwe medewerkers
- Personeelsleden opvolgen, evalueren en ondersteunen
- Opstellen van schriftelijke instructies en procedures
- Uurroosters voor receptionistes/chauffeurs opstellen en doorgeven
- Waken over preventie en bescherming op het werk
- Kwaliteitszorg
- Opstellen en uitvoeren van evaluaties over de werking van de wachtpost en verbeteringsplannen opstellen en uitvoeren
- Opzetten en uitvoeren van een patiëntenraadpleging, inclusief een klachtenregeling en –behandeling
- Financieel beleid en beheer
- Opmaak van de exploitatiebegroting en verantwoordelijk voor het budgetbeheer
- Aanleveren van financiële gegevens aan de boekhouding
- Gepresteerde uren en lonen medewerkers controleren en doorgeven
- Opvolgen van alle nodige administratieve formaliteiten m.b.t. de subsidiërende overheid
- Instaan voor een accurate financiële administratie
- Communicatie en overleg
- Voorbereiding van, en deelname aan, vergaderingen van het Dagelijks Bestuur, Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering
- Vertegenwoordigen van de wachtpost op extern overleg (ziekenhuizen, rvt’s, managersoverleg wachtposten, e.a.)
- Uitvoering geven aan de externe, strategische samenwerking tussen eerste en tweede lijn (zorgnetwerken, transmurale afspraken)
- Aanspreekpunt voor alle betrokken artsen
- Aanspreekpunt voor andere zorgverleners en organisaties
- Opstellen van het jaarverslag van de wachtpost
- Verantwoordelijke voor interne communicatie
Administratief medewerk(st)er wachtpost
Een administratief medewerk(st)er wachtpost ressorteert onder de verantwoordelijkheid van de wachtpostmanager.
- Correspondentie
- Verwerking en verdeling van de ontvangen post (incl. e-mail) en het klasseren van de post
- Organisatie secretariaat
- Beheer van alle data, inclusief adressenbestanden
- Beheer van het papieren en digitale archief
- Adviseren over verbeteringen m.b.t. de organisatie van het secretariaat, bijvoorbeeld over nieuwe procedures, administratieve systemen
- Vergaderingen
- Werkgroep en bestuursvergaderingen m.b.t. de wachtpost voorbereiden (o.a. agendapunten verzamelen) en agenda versturen
- Notulen maken van vergaderingen m.b.t. de wachtpost
- Vergaderingen logistiek ondersteunen
- Stockbeheer en logistieke ondersteuning
- Na elk weekend en elke feestdag de voorraden van alle medische materialen en medicijnen controleren. Aanvullen van de verbruikte medische materialen/medicijnen in de kabinetten en bestellingen uitvoeren
- Na elk weekend en elke feestdag de slaapgedeeltes van de wachtartsen weer in orde brengen
- Na elk weekend en elke feestdag de voorraden van drank e.d. aanvullen en bestellingen uitvoeren. Boodschappen doen voor de vergaderingen m.b.t. de wachtpost
- Voorraadbeheer van kantoormaterialen en bestellingen uitvoeren
- Voorraadbeheer van het huishoudelijk en sanitair materiaal en bestellingen uitvoeren
- Contacten met leveranciers/ziekenhuizen, bestellingen doen en afspraken maken
- Instrueren van de schoonmakers en het klaarzetten/bezorgen van de was
- Financiën
- Na elk weekend en elke feestdag de administratieve en financiële verwerking van de gepresteerde diensten door de wachtartsen en de door de patiënten betaalde vergoedingen
- Opvolging van inning van niet-betalende patiënten, via de patiënt of via LTD3
- Beheer permanentievergoedingen RIZIV
- Facturen bijhouden en klasseren, betalingen uitvoeren
- Wisselgeld voorzien in kas (ook van rijdende wacht)
- Informatica
- Ondersteunen van de artsen en het personeel van de wachtpost bij het gebruik van de software
- Websitebeheer en het up-to-date houden van de inhoud
- Interne communicatie
- Administratieve ondersteuning bieden bij interne communicatie
Publicatie datum
10 mei 2023
Revisiedatum
10 mei 2023