Partnertip: Aftrekbare kosten, welke uitgaven kan je als arts zoal inbrengen?

Als arts doe je heel wat uitgaven noodzakelijk voor je beroep. Denk maar aan medische materialen, IT, meubilair of je praktijk zélf. Al die beroepskosten mag je inbrengen of ‘aftrekken’ van je belastingen. Met andere woorden: hoe meer je uitgeeft, hoe minder belastingen je betaalt. Maar de ene kost is de andere niet. Een correct en volledig beeld van die aftrekbare kosten is dus geen overbodige luxe.

4 voorwaarden tegelijk

Om een kost fiscaal af te trekken, gelden vier voorwaarden:

  1. De uitgave moet verband houden met je beroep. Bijvoorbeeld: in je praktijkruimte heb je een bureau nodig, net zoals enkele andere meubelen. De aankoopprijs daarvan mag je inbrengen op je belastingbrief. Bij meubelen voor in je (privé) woonkamer mag dat dus niet.
  2. Je moet de kost tijdens het jaar werkelijk betaald of gedragen hebben, of de kost moet het karakter van een ‘zekere en vaststaande’ schuld gekregen hebben (en zo ingeboekt staan in je boekhouding). Dat betekent eenvoudigweg dat je bijvoorbeeld facturen van eind 2017 die je pas begin 2018 betaalt, nog altijd kan inbrengen in het boekjaar 2017.
  3. De uitgave dient om een belastbaar inkomen te verwerven of behouden. Het doel van je aankoop is, met andere woorden, je beroep beter uitoefenen. Of die kost uiteindelijk een voordeel heeft opgeleverd of niet, maakt niet uit.
  4. Je moet de kost kunnen bewijzen. Een schriftelijk bewijs (papier of digitaal) is het meest aangewezen. Denk aan facturen, onkostennota’s, btw-bonnen, ontvangstbewijzen enzovoort. Kan je zo’n bewijs niet voorleggen, dan kan je eventueel in overleg met de fiscus – lees: met je boekhouder – een vast bedrag of kostenpercentage inschatten. Die individuele akkoorden draaien in de praktijk vaak rond kleine uitgaven (zoals papier of schrijfgerief).

Kost of investering?

Je kan niet alle uitgaven in één keer volledig fiscaal aftrekken. Soms zijn aankopen investeringen: ze gaan meerdere jaren mee. In dat geval mag je ze enkele jaren deels aangeven of ‘afschrijven’. Dit zijn de gebruikelijke afschrijvingspercentages per jaar:

  • Gebouw praktijk: 3%
  • Meubilair en machines: 10%
  • Voertuigen: 20%
  • Klein materiaal (smartphone, scanner, gereedschap …): 33%

Opgelet, zodra je je praktijk (bv. deel van je woning) begint af te schrijven, dan zal dat deel van het gebouw een ‘beroepsactief’ worden. Een meerwaarde bij een eventuele latere verkoop is dan een belastbaar beroepsinkomen.

Volledig of deels aftrekbare kosten?

Sommige aankopen kan je integraal inbrengen op je belastingbrief, andere niet. Kosten ‘binnen je onderneming’, zoals dat dan heet, zijn 100% aftrekbaar. Enkele voorbeelden:

  • Je telefoonrekening
  • Kantoormaterialen en -meubelen
  • Sociale bijdragen
  • Verzekeringen
  • Beroepskledij (zoals je doktersjas)
  • De kost van je boekhouder of accountant
  • Je inschrijvingskost in de KBO

Gebruik je een gedeelte van je eigen woning als praktijk? Dan mag je de kosten m.b.t. het beroepsgedeelte – huur of interest van je lening, onroerende voorheffing, verwarming, elektriciteit … – aftrekken. De maatstaf is doorgaans de oppervlakte. Neemt je praktijk bijvoorbeeld 20% van je woningoppervlakte in, dan kan je al die kosten ook voor 20% inbrengen.

 

Bepaalde uitgaven zijn slechts gedeeltelijk een beroepskost:

  • Een wagen: in de personenbelasting zijn de brandstofkosten voor zuivere beroepskilometers voor 75% aftrekbaar. De overige autokosten voor die kilometers zijn aftrekbaar ifv de CO2-uitstoot (met een minimum van 75% indien je de wagen vóór 01.01.2018 hebt aangeschaft). Voor een vennootschap zijn de brandstofkosten voor 75% aftrekbaar en de overige autokosten zijn aftrekbaar ifv de CO2-uitstoot met een minimum van 50%. Deze blogpost legt de fiscaliteit van bedrijfswagens uit.
  • Professionele restaurantbezoeken: 69%
  • Recepties en relatiegeschenken: 50%, al zijn er een paar uitzonderingen.

Tip!
Gebruik je als startende arts de auto van je ouders? Dan kan je bepaalde kosten voor het gebruik ervan inbrengen, op voorwaarde dat je kan bewijzen dat jij ze betaalt. Een voorbeeld is de verzekering, ook al staat die nog op naam van je ouders: bezorg daarvoor je boekhouder een afschrift van de overschrijving aan je ouders of de verzekeringsmaatschappij.

 

Een forfaitaire aftrek?

Als arts behoor je tot de categorie van de vrije beroepen. Dat betekent dat je officieel zelfstandige bent, maar geen handelaar. Als vrije beroeper kan je je werkelijke kosten inbrengen (dan doe je het zoals hierboven beschreven), of kiezen voor een forfaitaire kostenaftrek: een percentage van je beroepsinkomen, met een maximum van 4.150 euro. Je hoeft dan geen aankoopbewijzen bij te houden, maar je eindigt meestal met een lager bedrag dan bij aangifte van je reële beroepskosten.

Een kostenforfait kan wél interessant zijn als je pas in het najaar gestart bent als zelfstandige, omdat je nog niet zoveel kosten hebt. Wat voor jou de meest voordelige aanpak is, kan je boekhouder of accountant natuurlijk voor jou berekenen.

Tot slot …

‘Je moet kosten maken’ of ‘zet het maar op de zaak’ zijn vaak gehoorde boodschappen. Maar in het wilde weg kosten over je praktijk laten lopen, kan je zuur opbreken: het is nefast voor de financiële gezondheid van je praktijk én je riskeert stevige boetes. De kunst is dus om alle fiscale opportuniteiten te benutten, maar op een correcte manier. En dat is voer voor een boekhouder of accountant.

Heb je een vraag over de aftrekbaarheid van een bepaalde kost? Of merk je op het einde van je boekjaar dat je inkomen erg hoog ligt? Neem vrijblijvend contact op met een startersadviseur. Hij of zij helpt je graag op weg!


Bovenstaande informatie is opgesteld door onze partner SBB Accountants & Adviseurs.

Miniatuurvoorbeeld